Start > Kursy on-line

Excel - kurs podstawowy


Co to jest MS Excel i do czego służy?

Ze względu na powszechność wykorzystania w obecnych czasach MS Excel w firmach i życiu codziennym, może wydawać się co najmniej dziwne odpowiadać na pytanie postawione w tytule niniejszego rozdziału.

Nie mniej, choćby w kwestii formalnej, warto wspomnieć iż:

MS Excel zalicza się do grupy programów nazywanej "arkusze kalkulacyjne" i jest częścią dużego pakietu biurowego firmy Microsoft o nazwie MS Office, zawierającego także oprogramowanie do tworzenia i obsługi baz danych (MS Access), edytor tekstu (MS Word), klienta poczty (MS Outlook), program do tworzenia multimedialnych prezentacji (MS PowerPoint) i inne.

Możliwości zastosowań MS Excel (jak każdego arkusza kalkulacyjnego) są ogromne. Gdyby jednak pokusić się o wymienienie tych, które są najczęściej wykorzystywane, to trzeba by wspomnieć o:

  • wykonywaniu wszelkiego rodzaju (także sformatowanych) zestawień i raportów opartych o dane wpisane do arkusza lub pobrane ze źródeł zewnętrznych,
  • przeprowadzaniu nawet bardzo skomplikowanych obliczeń i kalkulacji z wykorzystaniem dużej ilości wbudowanych narzędzi i funkcji,
  • graficznej prezentacji danych z użyciem wykresów,
  • wykorzystaniu zintegrowanego w ramach całego pakietu Office środowiska programistycznego do rozszerzania wbudowanych funkcjonalności.

Czytaj dalej...

Czego nauczysz się z tego kursu?

Materiał niniejszego kursu jest zorientowany na użytkowników, którzy o MS Excel nie wiedzą nic, lub wiedzą niewiele.

W kolejnych rozdziałach przedstawione zostaną zagadnienia dla pracy z arkuszem najważniejsze: począwszy od omówienia interfejsu użytkownika, ustawień i sposobu poruszania się po arkuszu, poprzez wykorzystanie funkcji, formatowanie i tworzenie wykresów, na opcjach filtrowania, sortowania skończywszy.

Kolejno omawiane tematy są ze sobą luźno związane (czasami odwołuję się do przeszłych lub przyszłych rozdziałów), tak więc można zarówno prześledzić je wszystkie po kolei, jak i przeczytać tylko te, których tematyka użytkownika zainteresuje. Oczywiście dla lepszych efektów - polecamy pierwszą wersję :))

Całość materiału jest oparta o Excel w najnowszej wersji 2010, natomiast praktycznie 99% tematów z powodzeniem można wykorzystać podczas pracy z wersją 2007, gdyż jeśli chodzi o interfejs zmianie uległ jedynie przycisk Office, który został zamieniony w element wstążki o nazwie "Plik" i który wyświetla widok "Backstage".

Czytaj dalej...

Interfejs

Interfejs MS Excel (jak i całego pakietu Office) uległ diametralnej zmianie od wersji 2007. Standardowe menu, znane z aplikacji desktopowych Windows, zastąpiono tzw. "wstążką". Zmiana ta pozwoliła na umieszczenie niemal całkowitej zawartości poprzednich elementów menu w postaci graficznej.

Rozwiązanie to spotkało się z chyba podobną liczbą krytyków, co zwolenników - i do tej pory wielu użytkowników nadal używa starszych wersji oprogramowania. Nie bez znaczenia jest też fakt, iż aktualizacja do nowej wersja nie jest oczywiście darmowa.

"Przesiadka" z wersji XP (lub starszej) na wersję 2007 (lub 2010) wymaga na początku od użytkownika sporo cierpliwości, gdyż wstążka grupuje polecenia w zupełnie inny sposób, niż było to zastosowane w standardowym menu, ponadto zmieniły się niektóre skróty klawiaturowe. Mnie osobiście, używając w pracy Excela przez niemal cały czas (czyli kilka godzin dziennie), zajęło to około 2 tygodnie - jednak jestem zadowolony z tej decyzji.

Poza wprowadzeniem wstążki i związanym z tym innym rozmieszczeniem poleceń wcześniejszego menu, bardzo dużą zmianą jest powiększenie obszaru pojedynczego arkusza. Liczba wierszy z 65.536 wzrosła do 1.048.576, a liczba kolumn z 256 do 16.384 - ilość komórek wzrosła więc 16.384 razy! Pomimo udostępnienia przez producenta tych możliwości, należy pamiętać, iż wypełnienie dużej liczby komórek (zwłaszcza formułami) spowoduje znaczący spadek wydajności i szybkości przeliczania się całego skoroszytu (lub nawet tylko pojedynczego arkusza).

Z moich doświadczeń wynika, że tak duża liczba wierszy przydatna jest jedynie podczas konieczności szybkiego zagregowania dużej ilości danych pobranych z zewnętrznych baz danych lub aplikacji. Potem o wiele lepiej pracuje się na danych pogrupowanych (można jedynie w osobnym pliku przechować tak długo, jak to konieczne dane w postaci pierwotnej). Jako, że jednak nie chciałbym deprecjonować sensu innego wykorzystania podanej możliwości - stąd decyzję nt. sposobu pracy z aplikacją zostawiam czytelnikowi.

W tym momencie doprecyzować należy też użyte sformułowania "skoroszyt" i "arkusz". Arkusz jest elementem skoroszytu, który natomiast jest po prostu fizycznym plikiem na dysku. Skoroszyty są typami plików o rozszerzeniach typu "*.xls" (format zgodny z MS Excel do wersji XP) lub "*.xlsx" (w przypadku wersji MS Excel 2007 i wyższej). MS Excel w wersji 2007 i wyższej zachowuje kompatybilność z poprzednimi wersjami, ale jedynie w przypadku zapisania ich w formacie *.xls. Do wykorzystania funkcjonalności zwiększonej liczby wierszy, niezbędne jest użycie nowszego formatu. Dodatkowo program umożliwia pracę w tzw. "trybie zgodności" - dzięki czemu domyślnie Excel zapisuje pliki w formacie *.xls, a podczas samego zapisywania informuje o ewentualnych niezgodnościach (użytych funkcjonalności wersji 2007 i wyższej, którą chcemy zapisać w starym formacie pliku). Jakiś czas temu, producent wydał poprawkę, która umożliwia też odczyt plików nowego formatu w starej wersji programu - nazywa się ona "Microsoft Office Compatibility Pack".

Po powyższych rozważaniach, przejdźmy do krótkiego omówienia zawartości poszczególnych elementów środowiska MS Excel 2010. Poniższy obraz prezentuje wygląd interfejsu zaraz po uruchomieniu.


Czytaj dalej...

Ustawienia

Opcje programu Excel

Jak przedstawiono w poprzednim rozdziale, w lewym, górnym rogu okna programu MS Excel umieszczony jest przycisk "Plik". Jego naciśnięcie powoduje wyświetlenie menu, na dole którego jest przycisk Opcje uruchamiający "Opcje programu Excel".

W tym miejscu krótko omówimy poszczególne zakładki umieszczone z lewej strony okna opcji:

  • Ogólne (Popularne w wersji 2007) - poza ustawieniami typu schemat kolorów (który można zmienić, gdyby nie odpowiadał nam kolor niebieski interfejsu), początkowa liczba arkuszy, czy też podanie danych użytkownika, tutaj mamy możliwość włączenia wyświetlania na stałe karty Deweloper na wstążce.
  • Formuły - bardzo ważne miejsce w MS Excel, gdzie najważniejsza jest sekcja decydująca opcjach obliczania: domyślnie jest ustawione "Automatycznie", co w praktyce oznacza, że każda wpisana formuła jest natychmiast obliczana przez program. Podczas pracy z dużą ilością formuł, dobrą metodą na "nie zapchanie" mocy obliczeniowych procesora jest ustawienie przeliczania na "Ręcznie". Przy dużej liczbie obliczeń (formuł w komórkach) w ramach danego skoroszytu/arkusza może zdarzyć się, że nawet drobna zmiana w pojedynczej komórce powoduje ponowne, lecz bardzo powolne zarazem przeliczanie całego pliku. Opcja przeliczania ręcznego spowoduje, że wyniki formuł nie będą aktualizowane do momentu, gdy użytkownik nie wciśnie klawisza F9 (w celu przeliczenia całego skoroszytu) lub kombinacji klawiszy Shift+F9 (w celu przeliczenia tylko aktywnego arkusza). Ustawienia przeliczania i ręczne uruchamianie tego procesu są też dostępne z poziomu wstążki - na karcie formuły, z prawej strony.
    Pozostałe opcje tej części, odnoszą się do sprawdzania i sposobu wyświetlania danych na arkuszu.
  • Sprawdzanie - ustawienia dotyczące sprawdzania poprawności językowych.
  • Zapisywanie - w tym miejscu można ustawić opcje autozapisu, ale co ważniejsze - w tym miejscu można zmienić domyślny format zapisu (*.xlsx) na zgodny z poprzednimi wersjami MS Excel (*.xls). Poniższy rysunek prezentuje taką zmianę oraz fakt, iż po ponownym uruchomieniu Excel informuje na górnym pasku okna, iż pracuje w tzw. "Trybie zgodności".

Czytaj dalej...

Podstawowe polecenia

Rozpoczynanie pracy

Po uruchomieniu programu Excel, domyślnie otwiera się nowy plik nazwany "Zeszyt1.xlsx" z 3 pustymi arkuszami (chyba, że użytkownik inaczej zdefiniował te ustawienia w opcjach programu Excel). Program jest gotowy do pracy.

Polecenia z widoku "Backstage"

W rozdziale omawiającym interfejs programu wspomniany był przycisk "Plik". Po jego naciśnięciu pojawia się następujący widok:

Czytaj dalej...

Grupowanie, usuwanie, wstawianie kolumn/wierszy/komórek

Operacje na kolumnach/wierszach

Po kliknięciu prawym klawiszem myszy w nagłówek kolumny lub wiersza spowodujemy pojawienie się następującego menu kontekstowego (przykład dotyczy kolumn).

Czytaj dalej...

Skróty klawiaturowe

Skróty ogólne

Ctrl+O - otwieranie pliku (skoroszytu zapisanego wcześniej na dysku)
Ctrl+N - nowy skoroszyt w aktualnym procesie MS Excel
Ctrl+W - zamknięcie bieżącego skoroszytu (podobnie działa Ctrl+F4)
Alt+F4 - zamknięcie programu


Edycja

Ctrl+C - kopiowanie zaznaczonego fragmentu arkusz do schowka (pamięci)
Ctrl+V - wklejanie zawartości schowka (dane pozostają w pamięci)
Enter - kiedy wciśnięty po wcześniejszym kopiowaniu, wkleja zawartość, ale czyści jednocześnie schowek - dalsze wklejenie tej zawartości nie jest możliwe, normalne użycie klawisza Enter, powoduje przejście o jedną komórkę (domyślnie w dół, ale można zmienić to ustawienie w opcjach)
F2 - tryb edycji formuły w bieżącej komórce
Ctrl+Z - cofa ostatnią czynność, może być użyte wielokrotnie
Ctrl+Y - powtarza ostatnią czynność - także może być użyta wielokrotnie (przydatne, np. przy wstawianiu kolumn, gdy wstawiamy jedną, a potem wystarczy kilkukrotnie - w zależności od potrzeb - naciskami wspomnianą kombinację klawiszy i wstawiamy podobne kolumny)


Formatowanie

Ctrl+B - pogrubienie czcionki aktualnie zaznaczonej zawartości arkusza
Ctrl+U - podkreślenie czcionki aktualnie zaznaczonej zawartości arkusza
Ctrl+I - czcionka w aktualnym zaznaczeniu zawartości arkusza będzie oznaczona kursywą (pochylona)

Ctrl+Shift+~ - format ogólny komórki
Ctrl+Shift+1 - formatowanie liczbowe z separatorem tysięcy i dwoma miejscami po przecinku

Użycie kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+ kolejny numer na klawiaturze (u góry, nie numerycznej) spowoduje odpowiednie formatowanie aktualnie zaznaczonych komórek (data, czas itd.).


Poruszanie się po arkuszu/zaznaczanie

Ctrl+strzałka - powoduje przeskok do ostatniej wypełnionej komórki na ciągłej liście, co przedstawiono na obrazku poniżej (przykład obrazuje przejście na dół listy):

Czytaj dalej...

Odwołania do komórek, tekst, formuły

Komórki arkusza (poza faktem, iż można je formatować) mogą zawierać tekst lub formuły. Jeśli zaczniemy pisać na klawiaturze, to w aktualnie zaznaczonej komórce arkusza pojawi się łańcuch, aktualnie wprowadzanych znaków.

W zależności, jak rozpoczniemy wprowadzać tekst, będzie on zinterpretowany:

  • Jeśli tekst rozpocznie się od znaku "=" lub (równości) - dalsza część będzie interpretowany jako formuła.
  • Jeśli tekst rozpocznie się od znaku "+" lub "-" - także będzie traktowany jako formuła (po zatwierdzeniu wprowadzonej formuły klawiszem Enter, Excel sam doda przed znakiem znak równości "="). W tym przypadku musimy pamiętać, że użycie znaku dodawania lub odejmowania zadziała tak, że wyrażenie bezpośrednio po nim będzie dodane lub odjęte.
  • Jeśli tekst zacznie się od innego znaku, lub będzie poprzedzony apostrofem (nawet jeśli po nim będzie liczba) zostanie zinterpretowany jako tekst.

Czytaj dalej...

Adresowanie

Adresowanie związane jest z popularnym "blokowaniem" (lub też nazywanym często "mrożeniem") odwołań do innych komórek w arkuszu.

Podstawową konsekwencją odpowiedniego zaadresowania użytego w formułach będzie odpowiednie zachowanie się formuł podczas ich kopiowania. Sposób odpowiedniego zaadresowania, polega na "wstawieniu" przed adresami odwołującymi się do komórek arkusza znaków dolara "$". Można wpisywać te znaki ręcznie, można jednak też użyć klawisza F4 w trakcie wpisywania formuły (lub w trybie jej edycji - dla zaznaczonego fragmentu formuły).
Kolejne naciśnięcia wspomnianego klawisza F4, spowoduje zmianę adresowania na bezwzględne >> mieszane (kolumny/wiersze) >> względne >> bezwzględne itd.


Adresowanie względne

Jest domyślnym sposobem adresowania komórek i charakteryzuje się brakiem znaków "dolara" w odwołaniach do komórek arkusza. Konsekwencją tego faktu będzie to, iż jakiekolwiek odwołania użyte w kopiowanej komórce ulegną przesunięciu o tyle wierszy i kolumn, o ile kopiujemy zawartość. Obrazuje to poniższy przykład.

Czytaj dalej...

Łącza do innych arkuszów i plików MS Excel

Odwołania do komórek w innych arkuszach tego samego pliku

Odwołania do innych arkuszy tworzy się identycznie jak w przypadku tworzenia odwołań do arkusza bieżącego. Najprościej jest po wpisaniu znaku równości, po prostu przełączyć się na inny arkusz i kliknąć w żądaną komórkę. Prezentuje to obraz poniżej:

Czytaj dalej...

Polecenia "Znajdź" i "Zamień"

Funkcjonalność MS Excel nazwana "Znajdowanie i zamienianie" jest niewątpliwie bardzo istotną z punktu widzenia pracy z dużą ilością danych.

Uruchamiana może być na dwa sposoby:

  • Poprzez wybranie odpowiedniego polecenia z prawej strony karty "Narzędzia główne" (jak pokazano poniżej)

Czytaj dalej...

Co to jest funkcja, jak się ma do formuł?

W poprzednim bloku tematycznym omawialiśmy formuły. Starałem się pokazać, na czym one polegają, jak można je wprowadzać i czym różnią się od zwykłego tekstu zawartego w komórce.

W tym rozdziale rozpoczniemy duży blok omawiający jedną z kluczowych, jeśli nie najważniejszą funkcjonalność programu MS Excel, a mianowicie funkcje.

Mówiąc bardzo ogólnie: funkcje są wbudowanymi w program i udostępnionymi użytkownikowi wyrażeniami, które mają za zadanie coś wyliczać. Co do zasady, funkcje zawierają argumenty (podawane w nawiasie i oddzielane średnikami), z których przeliczenia, lub przy których wykorzystaniu potrafią obliczyć wynik. Występują też funkcje bez argumentów - ale one są w zdecydowanej mniejszości.

Każda komórka może zawierać formułę, której częścią (lub całością) jest określona funkcja. Tak jak w przypadku samych formuł, wynik obliczenia funkcji jest wyświetlany w komórce, natomiast samo wyrażenie w pasku formuły. Dodatkowo należy wspomnieć, iż funkcje można w sobie zagnieżdżać - czyli jako argument, wpisać kolejną funkcję, która dany argument wyliczy.

W dalszych częściach tego bloku tematycznego, poza metodami używania/wprowadzania funkcji omówimy dokładniej najważniejsze funkcje oferowane przez MS Excel, podamy też przykłady ich wykorzystania.

W kursie dotyczącym VBA, możecie natomiast znaleźć rozdział omawiający funkcje użytkownika.

Czytaj dalej...

Metody wprowadzania funkcji i ich edycja

Wprowadzanie formuł przy użyciu kreatora

Na karcie Formuły wstążki znajdziemy sekcję, która nazwana jest Biblioteką funkcji. Kolejne przyciski rozwijają menu, które zawiera pogrupowane wg kategorii funkcje. Rozwinięcie kategorii funkcji matematycznych i trygonometrycznych jest zaprezentowane na poniższym przykładzie.

Czytaj dalej...

Funkcje wyszukiwania i adresu

Załącznik z przykładami dla tego rozdziału znajduje się w tym miejscu.

WYSZUKAJ.PIONOWO/WYSZUKAJ.POZIOMO

Dwie bardzo podobne funkcje, które różnią się przede wszystkim tym, że jedna wyszukuje w kolumnach, druga we wierszach. Ponadto funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO działa też dla tabel importowanych z nazwanymi nagłówkami kolumn (może używać ich jako argumentów) - jednak my skupimy się na ich podstawowej funkcjonalności, która powoduje że jedyną różnicą w działaniu i zastosowaniu jest kierunek wyszukiwania. Funkcje te służą znajdowaniu określonych wartości w tabelach na podstawie zadanych kryteriów: w pierwszej kolumnie/wierszu tabeli szukamy określonej wartości lub łańcucha znaków, a następnie funkcja zwraca wartość komórki położonej w tym samym wierszu/kolumnie oddalonej o określoną liczbę kolumn/wierszy.
Obie funkcje posiadają 4 argumenty (przy czym 3 spośród nich są wymagane, ostatni jest opcjonalny) - poniżej krótkie omówienie argumentów, z rozróżnieniem nazw (pierwsza wersja dotyczy WYSZUKAJ.PIONOWO, druga WYSZUKAJ.POZIOMO):

  • szukana_wartość/odniesienie - oznacza kryterium wg którego będzie prowadzone wyszukiwanie - dopuszczalne jest odwołanie do pojedynczej komórki (pomijamy importowane tabele i zakresy nazwane) lub podane określonego argumentu wprost.
  • tabela_tablica/tablica - zakres który jest tabelą. Najważniejsze jest to, żeby pamiętać, iż zakres musi się zaczynać od kolumny/wiersza w którym będziemy szukać podanego argumentem powyżej kryterium.
  • nr_indeksu_kolumny/nr_wiersza - w tym miejscu podajemy za pomocą odwołania lub wprost numer wiersza lub kolumny, z której ma być zwrócona wartość. Numer jest liczony od kolumny lub wiersza, który jest początkiem zakresu podanego w argumencie powyżej.
  • przeszukiwany zakres/wiersz - opcjonalny argument, określający czy dopasowanie szukania ma być dokładne, czy też nie.

Czytaj dalej...

Funkcje daty i czasu


Załącznik z przykładami dla tego rozdziału znajduje się w tym miejscu.

UWAGI OGÓLNE - OBLICZENIA NA DATACH

Podstawową zasadą, która jest zaimplementowana w MS Excel, jest fakt, iż to co widzimy w komórkach jako daty lub czas jest w rzeczywistości liczbą - jedynie sformatowaną i wyświetlaną w odpowiedni sposób. Prezentuje to poniższy rysunek, którego treść jest też zawarta w załączniku.

Czytaj dalej...

Funkcje tekstowe

Załącznik z przykładami dla tego rozdziału znajduje się w tym miejscu.

PRAWY/LEWY/FRAGMENT.TEKSTU

Podane powyżej funkcje tekstowe służą wybieraniu fragmentów tekstów.
Funkcje PRAWY i LEWY zawierają po dwa argumenty:

  • tekst - tekst, lub odwołanie do komórki zawierającej tekst, z której ma być wybierany określony fragment
  • liczba_znaków - wartość liczbowa lub odwołanie do komórki z wartością liczbową, która oznacza ile znaków (z prawej lub lewej strony łańcucha) z podanego powyżej tekstu będzie wynikiem funkcji

Czytaj dalej...

Funkcje logiczne

Załącznik z przykładami dla tego rozdziału znajduje się w tym miejscu.

JEŻELI (także w połączeniu z ORAZ i LUB)

Funkcja jeżeli ma za zadanie sprawdzić warunek logiczny podany przez użytkownika, a następnie w zależności czy jest spełniony zwrócić określony wynik. Składa się z następujących, trzech argumentów:

  • test_logiczny - warunek w formie formuły lub wyrażenia, który jest sprawdzany
  • wartość_jeżeli_prawda - wyrażenie lub tekst, który ma będzie wynikiem, jeśli poprzedni warunek został spełniony
  • wartość_jeżeli_fałsz - wyrażenie lub tekst, który ma będzie wynikiem, jeśli poprzedni warunek NIE ZOSTAŁ spełniony

Czytaj dalej...

Funkcje tablicowe

Załącznik z przykładami dla tego rozdziału znajduje się w tym miejscu.

Funkcje tablicowe nie są najczęściej używanymi w MS Excel. Charakteryzuje je z jednej strony możliwość otrzymania wielu wyników za jednym razem, z drugiej strony brak możliwości modyfikacji po wstawieniu i przekopiowaniu funkcji.

W naszym kursie tylko delikatnie wspomnimy o tego typu funkcjach, na przykładzie użycia poznanej już wcześniej funkcji INDEKS.

Jak sobie wcześniej omówiliśmy funkcja ta zwraca wybraną komórkę z tabeli. Podajemy zakres będący tabelą, nr wiersza i nr kolumny i w wyniku otrzymujemy zawartość komórki tam właśnie położonej. Jako jednak, że nr kolumny jest argumentem opcjonalnym, możemy poprzestać na podaniu tabeli i nr wiersza który chcielibyśmy wyświetlić. Spójrzmy na następujący przykład:


Czytaj dalej...

Wykresy przebiegu w czasie

Załącznik z przykładami dla tego rozdziału znajduje się w tym miejscu.

W tej chwili skupimy się na dodatkowych funkcjach związanych z wykresami:

Wykresy przebiegu danych w czasie

W arkuszu załącznika mamy umieszczony arkusz nazwany "przebieg".

Zawiera on przykład zupełnie nowej funkcjonalności, dodanej do programu MS Excel w wersji 2010 - umożliwiającej zamieszczanie prostych wykresów w pojedynczych komórkach arkusza. Spójrzmy na przykład:


Czytaj dalej...

Wstawianie, edycja i drukowanie komentarzy

Wstawianie komentarzy

Komentarze są funkcjonalnością, która pozwala przechowywać tekstowe informacje o danych zawartych w określonych komórkach arkusza. Pełnią rolę jakby nakładki na zawartość, która jest wyświetlana w komórkach.

Wstawianie komentarza odbywa się w banalny sposób. Kliknięcie prawym klawiszem myszy uruchamia menu kontekstowe dla określonej komórki:


Czytaj dalej...